به استحضار می‌رساند دانشجویان مقاطع کارشناسی‌ارشد (جهت نیمسال هفتم و بعد از آن) و دکتری تخصصی (جهت نیمسال دهم و بعد از آن) که تا پایان نیمسال دوم ۱۴۰۵-۱۴۰۴ (مورخ ۳۱ شهریور ۱۴۰۵) فارغ‌التحصیل نگردند، برای اشتغال به تحصیل در نیمسال اول ۱۴۰۶-۱۴۰۵ نیازمند دریافت مجوز ادامه تحصیل (ارفاق سنوات) می‌باشند. مقتضی است دستور فرمایید مراتب زیر به نحو مقتضی و موثر به دانشجویان آن دانشکده اطلاع‌رسانی گردد:

مراحل ارسال تقاضای ارفاق سنوات:

۱. اطمینان از ثبت استاد راهنما در سامانه سبا: دانشجو باید پیش از هر اقدامی اطمینان حاصل کند که استاد راهنمای ایشان در سامانه «سبا» به‌درستی تعریف شده و دانشجو در زیرمجموعه استاد قرار گرفته است. در صورت عدم ثبت به کارشناس آموزش مربوطه مراجعه نمایید. (نام استاد راهنما در بالای کارنامه آموزشی قابل رویت می باشد)

۲. ثبت درخواست: دانشجویان باید از تاریخ ۱۴/ ۰۶/ ۱۴۰۵ لغایت ۳۱/ ۰۶/ ۱۴۰۵ با مراجعه به سامانه «سبا»، (مسیر: مکاتبات اداری > درخواست ها > درخواست مجوز ادامه تحصیل) نسبت به ثبت درخواست ارفاق سنوات اقدام نمایند.

۳. پیگیری : دانشجو موظف است پس از ثبت درخواست، هماهنگی‌های لازم را با استاد راهنمای محترم  و آموزش دانشکده جهت بررسی، تأیید و ارسال درخواست به این مدیریت را انجام دهد.

4. اعلام رای: درخواست هایی که در موعد مقرر به این مدیریت واصل گردد در اولین جلسه شورای تحصیلات تکمیلی دانشگاه مطرح و نتیجه درخواست از طریق سامانه سبا ابلاغ  می گردد و پس از اقدام لازم توسط دانشجو مطابق رای صادره وضعیت نیمسال دانشجو "تکمیل پایان نامه یا اعطای سنوات " در کارنامه آموزشی درج می گردد.

تذکرات بسیار مهم :

• مهلت نهایی: بازه زمانی اعلام‌شده (۱۴ تا ۳۱ شهریور ۱۴۰۵) قطعی و غیرقابل تمدید است. درخواست‌هایی که پس از این تاریخ ارسال شوند، مورد بررسی قرار نخواهند گرفت.
• هشدار انصراف از تحصیل: عدم اقدام برای ارسال درخواست در موعد مقرر، به منزله «انصراف از تحصیل» تلقی شده و حکم مربوطه صادر خواهد شد. مسئولیت عواقب ناشی از عدم پیگیری و ثبت درخواست در زمان مقرر، مستقیماً بر عهده دانشجو می‌باشد.
• شرط صدور مجوز دفاع: تا زمان نهایی شدن درخواست در سامانه و درج رای شورای تحصیلات تکمیلی / کمیسیون موارد خاص (تکمیل پایان‌نامه یا اعطای سنوات) در کارنامه، صدور هرگونه مجوز دفاع از پایان‌نامه ممنوع می‌باشد.
• پیوست: لازم است قبل از ارسال درخواست ارفاق سنوات، راهنمای تصویری نحوه ارسال درخواست، که به پیوست می‌باشد به دقت مطالعه شود.